Procesul de conformare privind avertizorul de integritate și Linia de asistență pentru conformitate

Comportamentul etic și conform este cea mai mare prioritate pentru Henkel, angajații proprii și părțile interesate ale acesteia. Acesta include conformarea strictă cu legile de la nivel mondial privind avertizorul de integritate. Este foarte important pentru noi să identificăm potențialele abateri și să luăm toate măsurile adecvate pentru a preveni încălcările. Așadar, se solicită angajaților și părților interesate ale Henkel să raporteze orice potențială abatere.

Această procedură se adresează următoarelor persoane, denumite în continuare „avertizori de integritate”: 

(i) angajați și foști angajați ai Henkel Romania S.R.L. și Henkel Romania Operations S.R.L. (Companiile); 

(ii) orice persoană care lucrează sub supravegherea și îndrumarea Companiilor sau a subcontractanților și furnizorilor Companiilor;

(iii) persoane al căror raport de muncă nu a început încă și care fac sesizări de încălcări ale legii obținute în timpul procesului de recrutare sau a altor negocieri precontractuale;

(iv) participanții la activități de stagiu de practică (internship) și/sau programe de stagiu de practică organizate de Companii în calitate de partener de stagiu și/sau organizație gazdă.

Companiile vor analiza detaliat toate mesajele, printr-un proces echitabil, asigurându-se că drepturile persoanelor care raportează, precum și drepturile persoanelor implicate, sunt respectate și toate informațiile sunt tratate cu cea mai mare confidențialitate. Avertizorii de integritate care raportează cu bună-credință potențiale abateri vor fi protejați, orice fel de represalii împotriva lor nu vor fi tolerate.

Această procedură asigură menținerea unui mediu în care avertizorii de integritate să poată raporta cu bună-credință orice fapte care implică încălcări ale legii, cu certitudinea că sesizările vor fi tratate cu seriozitate de către Companii.

Această procedură este în conformitate cu prevederile Legii nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public, astfel cum a fost modificată prin Legea nr. 67/2023.

Această procedură nu va fi utilizată pentru a depune plângeri/petiții în legătură cu relațiile individuale de muncă. Pentru astfel de cereri, se va utiliza „Procedura de soluționare a cererilor sau reclamațiilor individuale ale salariaților” inserată în Anexa nr. 20 a Regulamentului Intern al Henkel Romania S.R.L. și în Anexa nr. 22 a Regulamentului Intern al Henkel Romania Operations S.R.L..

Următoarele informații rezumă procesele de avertizare în cadrul Henkel:

Ce se poate raporta.

Codul de conduită, Valorile, Angajamentele conducerii și celelalte Standarde interne ale Henkel descriu nivelul ridicat de așteptări față de propriul nostru comportament și conduita noastră în afaceri, precum și față de părțile interesate. Orice potențială încălcare a acestor repere, inclusiv orice nerespectare a legislației aplicabile, poate fi raportată.

Cum se raportează.

Raportul poate fi redactat în limba engleză sau în limba română, în mod anonim sau cu datele de identificare ale avertizorului de integritate. Va fi necesar ca avertizorul de integritate să furnizeze cât mai multe informații detaliate și indicii cu privire la nerespectarea legii, pentru a permite persoanei desemnate să examineze în mod corespunzător raportul. Astfel, raportul va cuprinde cel puțin următoarele elemente:

  • nume și prenume, detalii de contact ale avertizorului de integritate (opțional);
  • contextul profesional în care au fost obținute informațiile; 
  • persoana vizată (care se presupune că a încălcat/încalcă sau va încălca legea), dacă este cunoscută, sau informații utile pentru identificarea persoanei vizate (de exemplu, funcția sa/departamentul/divizia unde lucrează); 
  • descrierea detaliată a faptei care poate constitui o încălcare a legii; 
  • dovezi în sprijinul raportului; 
  • data și semnătura (opțional).

Prin excepție de la prevederile alineatului precedent, rapoartele care nu includ numele, prenumele, datele de contact sau semnătura avertizorului în interes public se examinează și se soluționează în măsura în care conțin indicii referitoare la încălcarea legii.

Unde se depune raportului. Canale multiple de raportate la Henkel.

Avertizorilor li se oferă diverse canale pentru a raporta potențialele abateri.

  • Desigur, angajații pot apela la superiorii lor, departamentul de Resurse umane sau cel de Conformitate/Juridic pentru a-și exprima îngrijorările, a primi sfaturi și a raporta potențialele abateri.
  • Organizația de conformitate a Henkel, mandatată de Conducerea Henkel să gestioneze în mod responsabil toate rapoartele către grup, poate fi contactată 
    • prin email (compliance.office@henkel.com sau ioana.ionescu@henkel.com);
    • prin întâlnire directă cu persoana desemnată, Ioana Ionescu – Reprezentant pentru probleme de conformitate, la sediul Companiilor;
  • Dacă avertizorul de integritate solicită ca raportul să fie făcut în prezența persoanei desemnate, persoana desemnată va întocmi un raport. În cazul în care avertizorul de integritate nu își dă acordul prin semnarea raportului, persoana desemnată va îndruma avertizorul de integritate să depună raportul în scris, prin e-mail, prin poștă sau prin curier rapid, în conformitate cu această procedură.
    • prin poștă sau prin curier rapid, către sediul Companiilor: strada Ioniță Vornicul nr. 1-7, sector 2, București, România, în atenția persoanei desemnate; prin formular online, și în mod public sau anonim prin  Liniile de asistență pentru conformitate ale Henkel (codurile pentru contact și acces prin telefon sunt prezentate mai jos): 
  • prin telefon la 0800894540 – cod de acces 54860; 
    Linia de asistență este disponibilă non-stop, de luni până duminică. Linia de asistență este operată de People Intouch BV, o companie independentă cu sediul în Țările de Jos, care va înregistra conversația, o va transcrie în integralitate, cu acuratețe și respectând confidențialitatea și o va transmite spre rezolvare persoanei desemnate în termen de o zi lucrătoare de la înregistrarea conversației. Odată transcrisă conversația, aceasta va fi ștearsă din sistem. În cazul în care avertizorul de integritatea nu este de acord cu transcrierea sau înregistrarea convorbirii, avertizorul de integritatea va fi instruit să transmită raportul în scris, prin e-mail, poștă sau curier, în conformitate cu această procedură.
  • online la https://www.speakupfeedback.eu/web/ntvoru/ro – cod de acces 54860.
    Avertizorii de integritatea care fac sesizări cu privire la companii Henkel din România și care preferă să nu implice organizația pentru Conformitate a Henkel din cadrul Henkel AG & Co. KGaA și/sau manageri locali de Conformitate ai acesteia, pot să transmită rapoartele către un avocat public extern, care este o parte terță desemnată, independentă de organizația Henkel și supusă obligației păstrării secretului profesional [link către website: avocat public].
    Partea terță desemnată la nivelul Companiilor este Christian Heuking. Avertizorii de integritate pot transmite rapoarte în limba engleză către partea terță desemnată utilizând următoarele canale interne:
    • prin e-mail la mail@hvc-strafrecht.de; 
    • prin telefon la 0211 - 44 03 57 70 sau prin fax la 0211 - 44 03 57 77.

Partea terță desemnată va înregistra conversația, o va transcrie în integralitate, cu acuratețe și respectând confidențialitatea. Odată transcrisă conversația, aceasta va fi ștearsă.

În cazul în care avertizorul de integritatea nu este de acord cu transcrierea sau înregistrarea convorbirii, avertizorul de integritatea va fi instruit să transmită raportul în scris, prin e-mail, poștă sau curier, în conformitate cu această procedură.

Partea terță desemnată va efectua toate investigațiile preliminare necesare și va transmite raportul împreună cu rezultatele investigațiilor și propunerile sale persoanei desemnate, Ioana Ionescu – Reprezentant pentru probleme de conformitate. 

Persoana desemnată va prelua raportul, îl va consemna în registrul păstrat în format electronic de către Companii, poate realiza propriile investigații și va soluționa raportul conform acestei proceduri.

  • În cele din urmă, Henkel recunoaște pe deplin faptul că, în România, avertizorii de integritate pot să se adreseze pentru raportare direct autorităților publice, prin canalele externe de raportare oferite prin Legea nr. 361/2022, de exemplu, adresând raportul către:

    a) autorități și instituții publice care, potrivit prevederilor legale speciale, primesc și soluționează sesizări de încălcări ale legii în domeniul lor de competență;
    b) Agenția Națională de Integritate (A.N.I.);
    c) alte autorități și instituții publice spre care Agenția Națională de Integritate (A.N.I.) poate înainte rapoartele pentru soluționare.

Accesul la și procesarea rapoartelor de la avertizorii de integritate.

Henkel va trata orice raport depus de un avertizor de integritate cu cea mai mare atenție, celeritate și confidențialitate, respectând în totalitate legile de păstrare a confidențialității aplicabile. Aceasta include respectarea unui principiu strict al limitării accesului la informații, adică doar organizația pentru Conformitate a Grupului Henkel (de la nivel local și nivel global) și, după caz, alte departamente relevante pentru investigație și investigatori profesioniști/auditori externi vor avea acces la raport, vor desfășura investigații și vor urmări situația.

Procesul va fi înregistrat și documentat în mod corespunzător.

Rapoartele sunt consemnate de către persoana desemnată într-un registru ținut în format electronic, care trebuie să cuprindă data primirii raportului, numele și prenumele (dacă sunt disponibile), datele de contact ale avertizorului de integritate (dacă este disponibil), subiectul raportul și modalitatea de soluționare.

Persoana desemnată trebuie să țină o evidență a tuturor rapoartelor primite timp de 5 ani, sub rezerva cerințelor de confidențialitate. Aceasta va lua toate măsurile necesare pentru a se asigura că nicio altă persoană nu are acces la rapoartele primite sau la înregistrările acestora.

Obligația de păstrare a confidențialității este obligatorie chiar dacă raportul este primit în mod eronat de o persoană din cadrul Companiilor, alta decât persoana desemnată. În acest caz, raportul se transmite imediat persoanei desemnate.

Avertizorul de integritate care a înregistrat un raport anonim prin Linia de asistență pentru conformitate a Henkel va primi un număr de înregistrare a raportului în sistem. Persoana desemnată va transmite avertizorului de integritate anonim, utilizând numărul raportului, prin canalul intern utilizat de avertizorul de integritate, după caz, confirmarea primirii raportului, solicitarea de a furniza informații suplimentare și modalitatea de soluționare a raportului. 

Investigațiile se bazează pe principiul echității procesuale, obiectivității, urmate de o decizie imparțială, în timp ce toate persoanele implicate sunt prezumate nevinovate, până la dovedirea unei abateri.

Henkel reacționează cu fermitate la abaterile identificate, aceasta putând include, printre altele, măsuri disciplinare adecvate împotriva celor care le comit. Dacă este cazul, Henkel poate implica autoritățile publice și procuratura. Pe baza faptelor investigate, organizația pentru Conformitate a Grupului Henkel (de la nivel local și nivel global) ia de obicei o decizie asupra cazului și măsurilor corespunzătoare, în acord cu managerii diviziilor respective.

Răspuns către și protejarea avertizorilor de integritate.

Avertizorii de integritate vor primi un răspuns cât mai curând posibil. Ca abordare generală, va exista o confirmare de primire în termen de șapte zile de la recepționarea oricărui raport, precum și o concluzie sau o actualizare  asupra cazului în termen de trei luni.

Persoana desemnată/partea terță desemnată va menține legătura cu avertizorul de integritate și poate solicita să i se furnizeze informații suplimentare.

În termen de 3 luni de la data confirmării de primire transmise avertizorului de integritate, persoana desemnată îl/o va informa cu privire la stadiul măsurilor luate, precum și ori de câte ori apar evoluții în cursul acțiunilor ulterioare, cu excepția cazului în care informarea avertizorului de integritate ar putea pune în pericol progresul lor.

Persoana desemnată va informa conducerea Companiilor cu privire la închiderea/soluționarea sau actualizarea cazului.

În conformitate cu legile aplicabile, răspunsul trebuie să țină cont de păstrarea confidențialității și drepturile la confidențialitate ale tuturor persoanelor implicate.

Nu există toleranță în organizația noastră pentru orice tip de represalii și vom proteja pe oricine raportează cu bună-credință, chiar dacă o îngrijorare se dovedește a fi nefondată.

Protecția datelor

Pentru rapoarte către organizația pentru Conformitate a Grupului Henkel, vă rugăm să consultați Declarația privind protecția datelor a Henkel AG & Co. KGaA, Henkel Romania S.R.L. și Henkel Romania Operations S.R.L.. Pentru rapoarte către avocatul public, este valabilă declarația privind protecția datelor de pe website-ul respectiv.  

Prevederi finale

Prevederile acestei proceduri vor fi aplicate conform cadrului legal: Legea nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public, astfel cum a fost modificată prin Legea nr. 67/2023, a cărei revizuire ulterioară se va reflecta în mod corespunzător în conținutul procedurii.


Country

Phone Instruction

Webservice URL
(general URL: www.speakupfeedback.eu/web/ntvoru )

Access code

Language Option 1

Language Option 2

Language Option 3

Language Option 4

1

ALGERIA

+31 205043252 (paid number)

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/dz

67111

Arabic

French

English

2

ARGENTINA

08006660078

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/ar

67111

Latin American Spanish

US English

3

AUSTRALIA

1800452051

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/au

67111

English

4

AUSTRIA

0800-295175

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/at

67111

German

English

5

BELARUS

882000730010

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/by

67111

Russian

English

6

BELGIUM

0800-71365

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/be

67111

Flemish

French

English

7

BOSNIA AND HERZEGOVINA

080082872

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/ba

67111

Bosnian

English

8

BRAZIL

08008919678

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/br

67111

Brazilian Portuguese

US English

9

BULGARIA

008001194474

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/bg

67111

Bulgarian

English

10

CANADA

1-888-662-7878

www.henkelethics.com

-

English

11

CHILE

12300202775

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/cl

67111

Latin American Spanish

US English

12

CHINA

4009901434
If you are calling with provider Unicom:
108007440179
If you are calling with provider Telecom (landline only):
108004400179
www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/cn

67111

Mandarin Simplified

Cantonese Simplified

English

13

COLOMBIA

18009440692

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/co

67111

Latin American Spanish

US English

14

COSTA RICA

08000440029

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/cr

67111

Latin American Spanish

US English

15

CROATIA

0800223069

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/hr

67111

Croatian

English

16

CYPRUS

80091182

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/cy

67111

Greek

English

17

CZECH REPUBLIC

800 900 538

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/cz

67111

Czech

English

18

DENMARK

80885638

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/dk

67111

Danish

English

19

EGYPT

0800-0000615

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/eg

67111

Arabic

English

20

ESTONIA

800 0044 208

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/ee

67111

Estonian

English

21

FINLAND

08001-13031

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/fi

67111

Finnish

English

22

FRANCE

0800-908810

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/fr

67111

French

English

23

GEORGIA

0706777347

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/ge

67111

Georgian

English

24

GERMANY

0800-1801733

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/de

67111

German

English

25

GREECE

0080044142695

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/gr

67111

Greek

English

26

GUATEMALA

18003000132

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/gt

67111

Latin American Spanish

US English

27

HONG KONG SAR, GREATER CHINA

800963161

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/hk

67111

Mandarin Traditional

Cantonese Traditional

English

28

HUNGARY

0680981359

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/hu

67111

Hungarian

English

29

INDIA

0008004401221

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/in

67111

English

Hindi

30

INDONESIA

If you are calling with provider Indosat: 001 803 440 559
If you are calling with provider Telkom: 007 803 440 559
www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/id

67111

Indonesian

English

31

IRAN

+98 21 9100 9845

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/ir

67111

Persian

English

32

IRELAND

1800-552136

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/ie

67111

English

33

ISRAEL

1809444260

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/il

67111

Hebrew

Arabic

English

34

ITALY

800-787639

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/it

67111

Italian

English

35

JAMAICA

1800 986 8634

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/jm

67111

US English

36

JAPAN

0120 774878

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/jp

67111

Japanese

English

37

JORDAN

080022868

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/jo

67111

Arabic

English

38

KAZAKHSTAN

88003332641

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/kz

67111

Kazakh

Russian

English

39

KENYA

0800733255

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/ke

67111

Swahili

English

40

KOREA (SOUTH)

007984424261

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/kr

67111

Korean

English

41

LATVIA

8000 2490

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/lv

67111

Latvian

English

42

LEBANON

01426801
Wait for the tone or instructions, and then dial:
800-876-1871
www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/lb

67111

Arabic

French

English

43

LITHUANIA

880090006

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/lt

67111

Lithuanian

English

44

MALAYSIA

1-800-88-4307

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/my

67111

Malay

English

45

MEXICO

8001234618

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/mx

67111

Latin American Spanish

US English

46

MOROCCO

0800-092359

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/ma

67111

Arabic

French

English

47

NETHERLANDS

0800 0222931

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/nl

67111

Dutch

English

48

NEW ZEALAND

0800450436

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/nz

67111

English

49

NIGERIA

07080601488

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/ne

67111

English

50

NORWAY

800-18333

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/no

67111

Swedish

English

51

PERU

080052767

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/pe

67111

Latin American Spanish

US English

52

PHILIPPINES

1800 1441 0215

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/ph

67111

Filipino

English

53

POLAND

008004411739

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/pl

67111

Polish

English

54

PORTUGAL

800-831528

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/pt

67111

Portuguese

English

55

PUERTO RICO

1-888-662-7878

www.henkelethics.com

-

English

56

ROMANIA

0800894540

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/ro

67111

Romanian

English

57

RUSSIA

810 800 2626 9902

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/ru

67111

Russian

English

58

SAUDI ARABIA

8008442726

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/sa

67111

Arabic

English

59

SERBIA

0800190078

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/rs

67111

Serbian

English

60

SINGAPORE

1800-8232206

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/sg

67111

English

Malay

61

SLOVAKIA

0800004529

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/sk

67111

Slovak

English

62

SLOVENIA

080080806

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/si

67111

Slovene

English

63

SOUTH AFRICA

0800991526

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/za

67111

Afrikaans

English

64

SPAIN

900-973174

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/es

67111

Spanish

English

65

SWEDEN

020-798813

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/se

67111

Swedish

English

66

SWITZERLAND

0800-561422

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/ch

67111

German

French

Italian

English

67

SYRIA

N/A

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/sy

67111

Arabic

English

68

TAIWAN, GREATER CHINA

00801444317

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/tw

67111

Mandarin Traditional

English

69

THAILAND

001800 441 4284

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/th

67111

Thai

English

70

TUNISIA

0021631365959

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/tn

67111

Arabic

French

English

71

TURKEY

00800 448824369

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/tr

67111

Turkish

English

72

UKRAINE

0800 801 192

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/ua

67111

Ukrainian

Russian

English

73

UNITED ARAB EMIRATES

80004412727

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/ae

67111

Arabic

English

74

UNITED KINGDOM

0800-1693502

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/gb

67111

English

75

UNITES STATES OF AMERICA

1-888-662-7878

www.henkelethics.com

-

English

76

VENEZUELA

0058 212-7202008

www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/ve

67111

Latin American Spanish

US English

77

VIETNAM

Viettel: 12280319
VPNT/Vinaphone: 120852140
Mobifone: 121020030
www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/vn

67111

Vietnamese

English